增源公司多舉措推進航都綠洲項目檔案整理歸檔工作

日期:2021-09-10
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為全面記錄增源?航都綠洲項目征地、審批、施工、竣工、結算、銷售、管理等全部過程,做好工程項目及文書類檔案規范整理,增源公司按照《項目建設檔案整理細則》工作要求,持續扎實推進航都綠洲檔案規范整理工作。

一是增源公司高度重視檔案整理工作,就檔案的整理工作進行安排部署,明確具體責任人,做到組織到位、專人負責、各部門檔案范圍明確,在檔案收集、整理、移交等環節堅持規范標準化,確保檔案整理工作按時高效完成。

二是集中培訓,實操指導。2020年5月公司聘請專業老師召開檔案整理專題培訓會議,對項目檔案的歸檔要求、整理范圍、整理內容、檔案分類、立卷組卷、移交審查等內容進行集中培訓。各部門在實際整理過程中又針對收集、整理、組卷、分類、排序、裝訂、打碼、信息錄入、編號、蓋章、編制卷內目錄和卷內備考表、膠粘背脊、案卷封面、裝盒入庫等具體步驟中遇到的問題,多次線上或線下請教專業老師指導。

三是電子化管理,系統歸檔。為實現檔案的電子信息化管理,接軌西安市各級機關及創盈公司的統一規范化標準,公司采購了電子檔案管理系統,便于檔案的分類管理、查詢及打印(封皮、目錄、背脊、備考表)。各部門根據檔案內容填寫每份文件及案卷的分類號、檔號、庫位號、文件名稱等詳細表格信息并錄入系統,細化到每個標題的命名都要按照規范填錄。將散落在各個部門、各臺電腦上的資料進行系統統一歸檔管理。

四是查缺補漏,保證資料完備。收集整理是重中之重,歸集部門根據檔案分類對所有資料進行再核查,對核查出個別資料不全面、不完善、零散的、關聯性強的,所有原件要從其他各部門調出交接,做到應收盡收、應歸盡歸。同時,隨著公司運行,新形成的檔案也要不斷整理進來。拆卸、裝訂資料11761份;打碼頁數324362頁;信息錄入14254條,最終形成檔案室中整齊有序的檔案。目前已整理自2009年以來工程準備階段文件及管理文件類、監理文件類、施工文件類、竣工圖類、竣工驗收與備案文件類等類別檔案資料共計2493卷。

檔案是記錄項目的載體,承載著全員對項目付出的汗水與智慧。增源公司將嚴格按照檔案整理規范和創盈公司要求,高質量完成檔案整理工作,為實現項目的承前啟后打下良好基礎。


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